TIPS MENGATUR WAKTU

10 Tips Manajemen Waktu:


1. Menguasai daftar hal-hal yang harus anda lakukan (to-do lists)

To-do lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana anda memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.

Anda tidak boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah rencana yang baik dan akurat dapat memberikan anda kontrol yang besar dari waktu anda. Anda harus menyadari apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan atas di daftar anda.

2. Buat rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)

Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya.

3. Belajarlah untuk mengatur prioritas anda

Anda harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.

4. Kunci manajemen waktu yang sukses adalah delegasi

Kunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan.

5. Jangan takut untuk mengatakan ‘TIDAK’

Anda harus belajar untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda harus belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin lakukan atau yang perlu diselesaikan.


6. Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil

Teknik lain yang akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan memecah tugas-tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stres maupun waktu anda. Anda misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan menggunakan pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada terus menerus menunda hal tersebut.

7. Perfeksionisme membutuhkan waktu

Anda harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam mencari kesempurnaan untuk hal-hal sepele adalah buang-buang waktu dan tidak akan memberikan anda cukup waktu untuk menangani tugas-tugas yang lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan.

8. Kenali waktu dimana anda lebih produktif

Adalah normal bahwa kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana anda lebih produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai alasan. Fase ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja per tahun. Temukan periode waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang paling sulit.

9. Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti

Anda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.

10. Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian anda

Selama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang bisa mengganggu anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan pintu terbuka, anda mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke kantor anda ketika anda memiliki tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.